Учёт лицензий ПО в малой компании: что записывать и как не переплачивать

2 октября 2026 · 3 минуты

Ключи от Windows лежат в почте у бывшего сисадмина, счёт за антивирус — у бухгалтера, а про подписку на облачный сервис вспоминают, когда он перестаёт открываться. Знакомо? Лицензии ПО в небольших компаниях почти всегда разбросаны по людям и папкам, и собрать картину целиком получается только когда что-то уже сломалось.

Учёт лицензий нужен, чтобы быстро ответить на три вопроса: что мы купили, сколько мест из купленного занято и когда это заканчивается.

Две ошибки, из-за которых компания теряет деньги

Первая — лицензий меньше, чем установок. Это риск претензий от правообладателя при проверке, и узнают о нём обычно в самый неудобный момент.

Вторая — лицензий больше, чем нужно. Подписка куплена на двадцать мест, а работает пятнадцать: уволившиеся сотрудники остались в списке, ушедшие проекты не закрыты. Такие «пустые» места тихо оплачиваются каждый месяц и не попадают в поле зрения, потому что платёж небольшой и регулярный.

Что записывать

• название программы и вендора;
• тип лицензии: бессрочная или подписка, на пользователя, на устройство или на организацию;
• сколько мест куплено и сколько занято;
• у кого или на каком устройстве они задействованы;
• дату покупки и дату окончания;
• стоимость и как часто за неё платят;
• где лежит ключ, договор и счёт;
• кто отвечает за продление.

Последний пункт кажется мелочью, но именно из-за него подписки чаще всего пропускают: каждый думает, что продлевать будет кто-то другой.

Привязывайте лицензии к людям

Если лицензия записана просто «Office — 20 штук», вы не увидите, что три места держат люди, которых давно нет в компании. Если для каждого места известно, кому оно выдано, освободить его при увольнении или переводе — минутное дело. Хорошая привычка: в процесс увольнения сотрудника добавить пункт «вернуть технику и освободить лицензии».

Следите за сроками

Подписки на облачные сервисы, антивирусы, почтовые решения и специализированные программы заканчиваются в разное время, и каждый перезапуск — это заявка, согласование бюджета и оплата. На всё это нужно время, поэтому напоминание за месяц до окончания даёт спокойнее решение, чем напоминание за три дня.

Раз в квартал сверяйтесь с реальностью

Возьмите список лицензий и сравните его с тем, что фактически установлено и используется. Расхождения в обе стороны полезны: недостающие лицензии нужно докупить, лишние — сократить при ближайшем продлении.

Посчитайте, сколько стоит каждый отдел

Когда у лицензии есть стоимость и она закреплена за сотрудниками, становится видно, сколько программ «приходится» на каждый отдел. С этими цифрами проще разговаривать с руководителем при планировании бюджета.

Как это устроено в MyITsystem

В MyITsystem есть раздел «Лицензии»: у каждой записи название, вендор, общее число активаций и сколько из них использовано, даты покупки и окончания, стоимость и статус (активна, истекла, ожидает). Лицензии закрепляются за сотрудниками. Отчёт «Аллокация затрат по отделам» считает, сколько стоят устройства и лицензии, закреплённые за сотрудниками каждого отдела. Как это выглядит, можно посмотреть в демоверсии.

Короткий чек-лист

• Собрать все лицензии и подписки в одном списке.
• Указать для каждой срок, стоимость и ответственного.
• Записать, кому выдано каждое место.
• Добавить освобождение лицензий в процесс увольнения.
• Раз в квартал сверять список с фактическими установками.