MyITsystemУчёт лицензий на ПО: бухгалтерский учёт и реестр для ИТ
«Учёт лицензий» означает две разные работы. Бухгалтер отражает покупку лицензии в учёте и списывает её стоимость. ИТ-специалист следит, чтобы лицензий хватало, они не истекали и их можно было подтвердить документами. Эти задачи связаны, но ведутся по-разному.
Бухгалтерские и налоговые части статьи — общие ориентиры, а не консультация. Конкретный порядок зависит от вашей учётной политики и характера договора; при сомнениях уточняйте у бухгалтера или аудитора.
Часть 1. Бухгалтерский и налоговый учёт
Лицензия или нематериальный актив
Ключевой вопрос — какие права вы получили. Если вам передали исключительное право (например, оплатили разработку программы на заказ с передачей прав), это может быть нематериальным активом. Если вы получили право использования по лицензионному договору (так покупают Microsoft Office, 1С, антивирус, подписки), это обычно не нематериальный актив: вы не стали владельцем программы, вы платите за право ею пользоваться.
Как учитывают неисключительную лицензию
Затраты на приобретение неисключительных прав, как правило, не капитализируют в нематериальные активы, а списывают в расходы равномерно в течение срока действия лицензии. На практике стоимость часто отражается как расходы будущих периодов (счёт 97) и затем по месяцам списывается на затраты. Для налога на прибыль расходы на право использования программ по лицензионным договорам относят к прочим расходам (подпункт 26 пункта 1 статьи 264 НК РФ) и учитывают в течение срока договора.
Бессрочная лицензия и подписка
Бессрочная лицензия не означает, что стоимость нужно списать одним днём: учётная политика обычно устанавливает период списания. Подписка с помесячной или годовой оплатой списывается проще: расход относится к периоду, за который заплачено.
Не путайте с ЕРУЛ
Запрос «единый реестр учёта лицензий» часто относится к реестру лицензий на виды деятельности, которые выдают государственные органы (медицина, образование, алкоголь и другие). Это лицензии организации, а не лицензии на программы. Здесь речь идёт именно о лицензиях на программное обеспечение.
Часть 2. Реестр лицензий для ИТ
Бухгалтерский учёт отвечает на вопрос «сколько потратили». Реестр ИТ отвечает на другие: что у нас куплено, на сколько мест, до какого числа и кто это использует. Для каждой лицензии полезно знать:
| Поле | Зачем оно нужно |
|---|---|
| Продукт, редакция, версия | Чтобы понимать, что именно куплено; редакции и версии разные. |
| Тип лицензии | Бессрочная, подписка, на пользователя, на устройство, серверная: от типа зависит, как считать места. |
| Количество мест | Сколько можно установить или сколько пользователей допускается. |
| Ключ или данные активации | Нужны для переустановки. Хранить надо защищённо, не в общем чате и не в открытой таблице. |
| Дата покупки и срок | Главное поле для напоминаний о продлении. |
| Поставщик и документ | Договор, УПД или лицензионное соглашение: подтверждают законность использования при проверке. |
| Где используется | На каких компьютерах и у каких сотрудников установлено. Показывает, где «пустые» места и где нехватка. |
| Стоимость | Помогает бухгалтеру и руководителю считать затраты на ИТ. |
| Ответственный | Кто следит за продлением. |
Типичные проблемы без реестра
- Платите за пустые места. Сотрудников сократили, а подписки остались и продлеваются автоматически.
- Лицензия истекла незаметно. Узнают, когда перестала запускаться программа.
- Нет документов при проверке. Лицензия куплена, но договор или УПД не найти.
- Ключи рассыпаны по чатам и письмам. При переустановке их приходится искать неделю.
Как связать бухгалтерию и ИТ
Договоритесь, что запись в реестре создаётся в день покупки и содержит ссылку на документ. Бухгалтерия берёт из реестра срок и стоимость для списания, ИТ-специалист — сроки и количество для контроля. Ежеквартально сверяйте реестр с реально установленным ПО.
В MyITsystem лицензии хранятся с ключами (в зашифрованном виде), количеством мест, сроками и стоимостью, а напоминания о продлении приходят заранее. Практический чек-лист для ИТ — в статье «Учёт лицензий ПО в малой компании».
Попробуйте на своих данных
31 день бесплатно, оплата не нужна. Или сначала откройте демо: данные вымышленные, можно кликать что угодно.