Журнал учёта ЭЦП: образец и как вести

19 октября 2026 · 6 мин. чтения

Электронных подписей в компании всегда больше, чем кажется: у директора, главного бухгалтера, кадровика, закупщика, у сотрудников, которые работают на торговых площадках и госпорталах. Журнал нужен, чтобы знать, у кого какая подпись, где лежит носитель и когда подпись истечёт.

Нужен ли журнал и какой он формы

Единой обязательной формы журнала учёта электронных подписей для всех организаций нет, форму компания выбирает сама. Но если в организации используются средства криптографической защиты (СКЗИ, например КриптоПро), для них могут действовать отдельные требования к поэкземплярному учёту, уточните их у ответственного за информационную безопасность. Журнал из этой статьи управленческий: его задача не допустить, чтобы подпись закончилась неожиданно.

Образец журнала учёта ЭЦП

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel или Google Таблицы: структура сохранится.

Что означает каждая колонка

• Владелец и должность. Подпись выпускается на конкретного человека. При его увольнении она перестаёт быть нужной компании.
• Организация. Если у вас несколько юридических лиц, подписи легко перепутать.
• Серийный номер сертификата. По нему находят нужную подпись среди однотипных и обращаются в удостоверяющий центр.
• Удостоверяющий центр. Знать, куда идти за перевыпуском.
• Даты выпуска и окончания. Главное поле журнала: именно по нему настраиваются напоминания.
• Носитель. Токен у владельца, в сейфе, облачная подпись или файл на компьютере. От этого зависит, как быстро найти подпись и кто за неё отвечает.
• Назначение. Налоговая отчётность, электронный документооборот, торги, личный кабинет на госпортале. Показывает, что остановится, если подпись истечёт.
• Ответственный за перевыпуск. Без названного человека о подписи вспоминают в последний день.

Журнал выдачи носителей

Если токены выдаются сотрудникам, полезен второй небольшой журнал: когда, кому и под какую подпись выдан носитель и когда возвращён.

Как вести журнал, чтобы он работал

1. Соберите все подписи за один раз. Спросите у бухгалтерии, кадров, закупок и руководителя. Часто находятся подписи, о которых забыли.
2. Выделите цветом ближайшие сроки. В Excel это условное форматирование: жёлтым за 30 дней до окончания, красным за 14.
3. Назначьте напоминания. За 30, 14 и 7 дней: на первом этапе заявка на новый сертификат, на последнем — вопрос к руководителю.
4. Связывайте с увольнением. В обходной лист добавьте пункт «вернуть токен, отозвать доверенность».
5. Раз в квартал сверяйтесь с реальностью. Кто что использует и не осталось ли «бесхозных» подписей.

Когда журнала в таблице уже мало

Для пяти-десяти подписей таблицы достаточно. Дальше проблемы всегда одни и те же: никто не напоминает о сроке, таблицей пользуются в разных копиях, а доверенности (МЧД) живут отдельно от подписей и вообще нигде не учтены. Тогда логично перейти на систему, где срок считается сам, напоминание приходит в Telegram или MAX, а подпись связана с владельцем, доверенностью и сотрудником. Именно так устроен раздел ЭЦП и МЧД в MyITsystem.