Программа для учёта ЭЦП и МЧД

Электронная подпись главного бухгалтера истекла в день сдачи отчётности. Доверенность на уволенного сотрудника осталась действовать. Знакомо? MyITsystem держит все подписи и доверенности компании в одном реестре и предупреждает о сроках заранее.

Что ведёт система

Электронные подписи (ЭЦП)

• владелец и организация, на которую выпущена подпись;
• серийный номер сертификата, даты выпуска и окончания;
• удостоверяющий центр и где физически находится носитель;
• статус: действует, скоро истекает, истекла. Статусы пересчитываются каждую ночь сами.

Машиночитаемые доверенности (МЧД)

• номер, доверитель, представитель, даты выдачи и окончания;
• перечень полномочий из справочника ФНС, который система обновляет автоматически;
• связь доверенности с сертификатом подписи и с сотрудником.

Подписи и доверенности ведутся вместе, потому что их сроки зависят друг от друга: когда истекает подпись сотрудника, доверенность на него остаётся «висеть» без рабочей подписи.

Как приходят напоминания

• Подписи и доверенности, срок которых заканчивается в ближайшие 30 дней, видны на дашборде и в календаре.
• Ежедневная сводка с ближайшими сроками (подписи, доверенности, лицензии, задачи) приходит в Telegram или MAX в удобный вам час.
• Выгрузка реестра в таблицу и данных ЭЦП и МЧД в XML.

Кому это нужно

Системному администратору, который отвечает за перевыпуск подписей. Бухгалтерии, которой нельзя остаться без подписи в отчётный день. Юристам и кадровикам, которые оформляют доверенности. Права настраиваются по разделам: бухгалтеру можно открыть только ЭЦП и МЧД.

Почему не таблица Excel

В Excel нет автоматических статусов, напоминаний и связи доверенности с подписью и сотрудником. Таблицу легко затереть или потерять, а при увольнении сотрудника никто не вспомнит про его доверенность. Подробный разбор — в статье «Учёт ЭЦП и МЧД в компании»; образец журнала — в статье «Журнал учёта ЭЦП».