MyITsystemMyITsystem или Excel: что выбрать для учёта ИТ-активов
Это сравнение написано автором сервиса, так что скидку на предвзятость сделайте сами. Но Excel здесь не «плохой»: во многих случаях его достаточно. Разберём, где грань.
Когда хватает Excel
Если у вас до пятидесяти устройств, учётом занимается один человек, лицензий немного, а про сроки подписок он помнит сам, таблица справится. Она бесплатная, не требует обучения и открывается где угодно. Не стоит платить за систему только потому, что так «положено».
Сравнение по пунктам
| Что сравниваем | Excel | MyITsystem |
|---|---|---|
| Стоимость | Бесплатно (если уже есть Office или аналог) | Платная подписка, цены — на странице тарифов |
| Начало работы | Открыл и начал | Регистрация, развёртывание за несколько часов, загрузка данных из файла |
| Привязка устройств к сотрудникам | Вручную, текстом в ячейке | Выбор сотрудника из списка, у сотрудника виден счётчик устройств |
| История перемещений | Только если вести журнал вручную | Ведётся автоматически для устройств и сотрудников |
| Сроки гарантии, лицензий, ЭЦП | Подсветка условным форматированием, проверять нужно самому | Статусы пересчитываются автоматически, есть отчёт по истекающей гарантии |
| Несколько пользователей | Версии файла расходятся | Одна база, роли пользователей |
| Защита данных | Зависит от того, где лежит файл | Отдельная база у каждого клиента, двухфакторная авторизация, резервные копии |
| QR-коды на технику | Нужны сторонние инструменты | Печать и сканирование встроены |
| Отчёты | Сводные таблицы, настраивать самому | Готовые: старые устройства, гарантия, стоимость и амортизация, затраты по отделам |
Что важно, а что нет
Не все строки таблицы одинаково весомы. Если сроки подписок и сертификатов для вас не критичны, а устройств мало, то разница почти не ощутима. Если же ошибки обходятся дорого (просроченная ЭЦП, потерянная техника, лишние лицензии), автоматические статусы и история быстро окупаются.
Простой способ решить
- Сколько устройств и людей в учёте? До пятидесяти — Excel, больше — стоит присмотреться к системе.
- Сколько человек вносят изменения? Один — Excel, несколько — лучше одна база.
- Что вы потеряли за последний год: срок, технику, лицензию? Если что-то, значит, учёт не справляется.
- Нужно ли показывать отчёты руководителю или бухгалтерии?
Если сомневаетесь
Попробуйте бесплатно. Демоверсия открыта без регистрации, данные там вымышленные, можно нажимать всё подряд. Хотите продолжить с Excel, правила для таблицы описаны в статье «Учёт техники в Excel».
Темы, которые связаны с этим выбором: учёт лицензий, инвентаризация, выдача техники сотрудникам и учёт ЭЦП и МЧД.
Попробуйте на своих данных
31 день бесплатно, оплата не нужна. Или сначала откройте демо: данные вымышленные, можно кликать что угодно.