Учёт техники в Excel: как вести таблицу, чтобы она не развалилась

2 октября 2026 · 3 минуты

Учёт техники в Excel — нормальное решение для небольшой компании. Он бесплатный, понятный всем и ничего не требует настраивать. Проблемы появляются не из-за Excel, а из-за того, как таблица устроена: через год в ней три листа с разными названиями колонок, объединённые ячейки и непонятно кто последним что менял.

Ниже — правила, которые помогают таблице прожить дольше. И признаки того, что пора искать другой инструмент.

Основные правила

• Одна строка — одно устройство. Никаких объединённых ячеек и «ноутбук + мышь + сумка» в одной строке. Мышь и сумка — отдельные строки или отдельный лист.
• Инвентарный номер — обязательный и уникальный. По нему устройство ищут, а название модели одинаково у десятков машин.
• Один лист, одна структура. Не заводите отдельные листы под каждый отдел с собственным набором колонок: сводить такое потом придётся вручную.
• Выпадающие списки вместо свободного текста. Если в колонке «Статус» пишут то «в ремонте», то «ремонт», то «починка», фильтр бесполезен.
• Один человек отвечает за файл. Если править могут все, а отвечает никто, таблица через полгода перестанет совпадать с реальностью.

Какие колонки нужны

• инвентарный номер и серийный номер;
• тип, производитель и модель;
• статус: на складе, выдано, в ремонте, списано;
• сотрудник, у которого устройство, и его отдел;
• дата покупки, срок гарантии и стоимость;
• дата планового обслуживания;
• примечания: что менялось, что ремонтировали.

Не забывайте про историю

Самое слабое место таблицы — история. Устройство переехало к другому сотруднику, и в ячейке теперь новая фамилия, а прежняя пропала. Через год никто не вспомнит, у кого был этот ноутбук в апреле, а такой вопрос возникает, например, когда нужно выяснить, кто пользовался машиной на момент инцидента. Минимальное решение: отдельный лист «Журнал» и дисциплина записывать туда каждое перемещение.

Когда Excel перестаёт справляться

• устройств больше сотни, и инвентаризация занимает несколько дней;
• таблицей пользуются несколько человек, и версии файла расходятся;
• нужно знать, у кого что было раньше, и журнал никто не ведёт;
• сроки гарантии и обслуживания приходится отслеживать глазами;
• есть филиалы, и у каждого свой файл;
• в таблице персональные данные сотрудников, а доступ к ней у всех подряд.

Если узнали себя в двух-трёх пунктах, это хороший повод подумать о специальной системе. Подробнее о сравнении — в статье «MyITsystem или Excel».

Если решили переходить

Хорошая новость: из таблицы данные не пропадут. В MyITsystem устройства загружаются из файла .xlsx или .csv по шаблону, обязательны только инвентарный номер и модель, остальное можно дозаполнить позже. Так что аккуратно собранная таблица — хорошая основа для переезда.