Журнал учёта картриджей: образец и как вести

19 октября 2026 · 6 мин. чтения

Пока принтеров два, картриджи помнит один человек. Когда принтеров десять, а картриджи заправляют по несколько раз, без журнала начинается путаница: какой чей, сколько раз заправлен, сколько осталось на складе. Журнал решает эти вопросы за пять минут в день.

Что должен показывать журнал

• сколько картриджей каждой модели лежит на складе (новых и заправленных);
• в каком принтере или у кого находится каждый картридж;
• сколько раз картридж уже заправляли;
• когда пора заказывать новые.

Образец журнала движения картриджей

Таблицу можно выделить и скопировать в Excel: структура сохранится.

Правила, которые делают журнал рабочим

1. Нумеруйте каждый картридж. Наклейте номер (К-001, К-002…) или QR-код. Без номера нельзя понять, сколько раз картридж заправляли и кому он принадлежит.
2. Записывайте каждое движение. Приход, выдачу, возврат пустого, отправку на заправку, возврат с заправки, списание. Пропущенная строка ломает остатки.
3. Считайте заправки. Ресурс картриджа ограничен: после нескольких заправок качество печати падает, и его пора списывать. Счётчик подсказывает, когда это время.
4. Задайте минимальный остаток. Для каждой модели определите порог: когда на складе меньше этого числа, надо заказывать. Тогда не придётся срочно искать картридж в день, когда принтер встал.
5. Списывайте актом. Негодные картриджи списывайте документом с подписью ответственного лица. Это пригодится бухгалтерии, подробности — в статье об учёте картриджей в бухгалтерии.

Дополнительные колонки, если принтеров много

• Цвет (для цветных принтеров нужно четыре картриджа на комплект);
• Поставщик и цена — чтобы видеть, во сколько обходится страница печати;
• Дата установки и дата замены — расход за месяц по принтеру или отделу;
• Принтер по инвентарному номеру, а не по описанию «у бухгалтерии».

Когда таблица перестаёт справляться

Журнал в Excel нормально работает, пока им занимается один человек и позиций немного. Проблемы начинаются, когда картриджи выдают несколько сотрудников, остатки считаются вручную, а в день замены никто не помнит, какой именно картридж стоял. В MyITsystem каждый картридж ведётся отдельной записью со статусом, счётчиком заправок и QR-кодом, остатки считаются сами, а когда новых картриджей становится меньше порога, система предупреждает.